REGULAMIN GDAŃSK MARATON JUNIOR 2025
- Organizatorem Imprezy Gdańsk Maraton (dalej zwanym Imprezą) jest Energy Events Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w Miszewku (80-297), ul. Kaszubska 53
- Biuro Imprezy, (od dnia 5.04.2025 do 6.04.2025) znajduje się na terenie Polsat Plus Arena Gdańsk, ul. Pokoleń Lechii 1 (dalej biuro imprezy).
- Popularyzacja i upowszechnienie biegania, jako najprostszej formy
- Promocja Miasta Gdańska w Polsce i na świecie.
- Promocja Partnerów i Sponsorów imprezy przed, w trakcie i po wydarzeniu.
- Impreza odbędzie się w dniu 5.04.2025 r. w Gdańsku na trenie Polsat Plus Arena Gdańsk, ul. Pokoleń Lechii 1.
- Impreza rozpocznie się o 16:30. Szczegółowy harmonogram startów poszczególnych kategorii wiekowych zostanie podany przez Organizatora na stronie www.gdanskmaraton.com najpóźniej w dniu 30 marca 2025 roku.
- Linia startu zostanie zamknięta po 2 minutach od ostatniego sygnału dźwiękowego
- Start każdego biegu będzie miał charakter masowy, czyli start wspólny na sygnał startera.
- W Imprezie mogą wziąć udział wyłącznie Uczestnicy zarejestrowani do udziału w Imprezie zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
- Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany daty i/lub miejsca Imprezy, przy czym Uczestnik, zostanie o tym zawiadomiony poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej gdanskmaraton.com nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Imprezy. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika.
- Organizatorowi przysługuje prawo do odwołania Imprezy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że realizacja Imprezy nie leży w interesie publicznym lub w przypadku wejścia w życie obostrzeń prawnych, które uniemożliwią organizację Organizator zamieści odpowiednią informację na Stronie Internetowej Imprezy www.gdanskmaraton.com nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Imprezy. Odwołanie Imprezy nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika.
- Długość trasy wynosi około 200 m dla uczestników w wieku 1 – 6 lat, około 500 m dla uczestników w wieku 7 – 11 lat oraz około 1000 m dla uczestników w wieku 12 – 15 lat. Trasa nie posiada atestu PZLA. Pomiar długości trasy zostanie dokonany przy pomocy urządzeń GPS oraz roweru pomiarowego.
- Uczestnikiem jest osoba, która dokonała rejestracji poprzez formularz, znajdujący się na stronie internetowej Organizatora www.gdanskmaraton.com oraz uiściła wpisowe w terminie tj. zgodnie z postanowieniami Rozdziału V ZGŁOSZENIA pkt 2).
- Odbiór pakietu startowego jest możliwy tylko w Biurze Imprezy. Godziny funkcjonowania Biura Imprezy określone są w harmonogramie dostępnym na stronie internetowej www.gdanskmaraton.com
- Pakiety startowe odbierają rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy dla grup zorganizowanych.
- Podczas odbioru pakietu startowego rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy zobowiązani są do podpisania oświadczenia na druku organizatora.
- Każdy Uczestnik, który przekaże pakiet startowy innej osobie oraz osoba, która otrzyma taki pakiet i wystartuje w Imprezie, bez zgłoszenia tego faktu Organizatorowi (w formie opisanej w rozdziale VI Wpisowe pkt. 7) zostanie zdyskwalifikowany na liście wyników Imprezy. Za zgodę Organizatora na przeniesienie numeru startowego na innego wskazanego Uczestnika uznaje się jedynie pozytywną informację zwrotną udzieloną, jako odpowiedź z adresu mailowego: info@gdanskmaraton.com
- Organizator zabrania Uczestnikom sprzedaży odebranych pakietów startowych pod rygorem dyskwalifikacji.
- Każdego Uczestnika obowiązują przepisy PZLA oraz niniejszy Regulamin.
- Organizator nie wysyła pakietów startowych na adres Uczestnika.
- Uczestnicy mają obowiązek przestrzegania porządku publicznego, poleceń służb porządkowych oraz poszanowania pozostałych Uczestników. Organizator ma prawo usunąć z terenu Imprezy osoby, które zakłócają porządek publiczny, przebieg Imprezy lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem oraz przepisami PZLA.
- Organizator dołoży wszelkich starań, aby przed biegiem i w jego trakcie przekazywać wszelkie informacje przez system nagłaśniający w związku, z czym zalecane jest nieużywanie własnych urządzeń elektronicznych ze słuchawkami, aby słyszeć komunikaty Organizatora i sędziów.
11) Podanie danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Imprezie zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Osobom, które podały swoje dane osobowe, przysługuje prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania oraz odwołania zgody na ich przetwarzanie. Odwołanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, aż do zakończenia Imprezy skutkuje niemożnością wzięcia w niej udziału. W każdym czasie Organizator może przetwarzać dane osobowe w związku z organizacją Imprezy także we współpracy z innymi podmiotami w zakresie koniecznym do prawidłowej organizacji Imprezy.
12) W imprezie nie mogą brać udziału osoby chore na COVID-19, zakażone SARS-CoV-2, przebywające na kwarantannie, izolacji, manifestujące objawy ze strony układu oddechowego.
13) Klauzula RODO stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
- Zgłoszenia przez internet będą przyjmowane do dnia 4.04.2025 r.
- O udziale w Imprezie decyduje termin wniesienia wpisowego. Za termin wniesienia wpisowego uważa się datę i godzinę ukazania wpisowego na rachunku bankowym Organizatora.
- O przydziale do danej kategorii wiekowej decyduje rok urodzenia dziecka a nie dokładna data urodzenia. Czyli np. dla dziecka urodzonego w dniu 20 września 2018 roku: 2025 – 2018 = 7 lat, dziecko powinno zostać zgłoszone do biegu na 500 m, pomimo faktu, że nie ukończyło jeszcze 7 lat.
- Zgłoszenia przyjmowane są na Stronie Internetowej www.gdanskmaraton.com
- Istnieje możliwość osobistego zapisania się na Imprezę w Biurze Imprezy w dniu jego otwarcia, przy czym Organizator zastrzega limit stu nowo zapisanych osób w ten sposób. Decyduje kolejność zgłoszeń w Biurze Imprezy. Osoby zapisane w Biurze Imprezy otrzymują tylko i wyłącznie numer startowy.
- Organizator Imprezy zastrzega sobie możliwość przekazania dodatkowych pakietów startowych dla zaproszonych gości.
- Każdy Uczestnik uiszcza wpisowe, którego wysokość jest uzależniona od daty nadania przelewu. Obowiązują następujące wysokości wpisowego:
– do 28 lutego 2025 r. – 25 zł
– do 4 kwietnia 2025 r. – 45 zł
– w Biurze Imprezy – 60 zł (płatność możliwa gotówką lub kartą) - W przypadku nieuregulowania w wystarczającej wysokości wpisowego (np. w wyniku przekroczenia terminu wpłaty określonego w niniejszym Regulaminie) Uczestnik jest zobowiązany do wyrównania różnicy do wysokości kwoty, jaką winien on był wnieść zgodnie z terminem, w jakim dokonywał swojej ostatniej wpłaty.
- Dowodem wpłynięcia wpisowego jest pojawienie się nazwiska uczestnika na liście startowej.
- Numery startowe zostaną nadane Uczestnikom po zakończeniu przyjmowania zapisów.
- Organizator nie odpowiada za zaginięcie zgłoszenia oraz przekazu pocztowego lub przelewu bankowego z winy poczty lub banku.
- Organizator umożliwia płatność przelewem za start na podstawie faktury ProForma. Po opłaceniu faktury ProForma i zaksięgowaniu środków na koncie organizatora przesyła jednorazowy kod umożliwiający bezpłatną rejestrację na zawody. Kod jest ważny do 4 kwietnia 2025 do godziny 23:59. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak rejestracji w terminie i nie zwraca środków z tytułu niewykorzystanego kodu rejestracji.
- Wpisowe raz uiszczone nie podlega zwrotowi także w przypadku wycofania się Uczestnika z Imprezy lub jego dyskwalifikacji przez Organizatora.
- W uzasadnionych przypadkach losowych Organizator rozważy przeniesienie numeru startowego na innego wskazanego Uczestnika. Rozważane będą jedynie prośby zgłaszane na adres: info@gdanskmaraton.com do dnia 21.03.2025 r. do godziny 23:59.
- W ramach wpisowego Uczestnik otrzymuje możliwość uczestnictwa w Imprezie oraz pakiet startowy.
- Koszty wpisowego i dojazdu oraz innych świadczeń pokrywają Uczestnicy we własnym zakresie.
- Organizator nie wysyła pocztą nieodebranych pakietów startowych.
- Nie ma możliwości odbioru pakietu startowego po zamknięciu Biura Imprezy.
- Pomiar czasu prowadzony jest z wykorzystaniem systemu elektronicznego.
- Pomiar czasu odbywa się za pomocą bezzwrotnych chipów umieszczonych w numerach startowych.
- Zabrania się odklejania chipów od numerów startowych.
- Oficjalnym czasem Imprezy jest czas brutto.
- 1) Podczas Imprezy będą prowadzone następujące klasyfikacje wiekowe C (chłopców) i D (dziewcząt):
– C i D 1 – 3 lata – dystans 200 m
– C i D 4 – 6 lat – dystans 200 m
– C i D 7 – 8 lat – dystans 500 m
– C i D 9 – 11 lat – dystans 500 m
– C i D 12 – 13 lat – dystans 1000 m
– C i D 14 – 15 lat – dystans 1000 m
- Wszyscy Uczestnicy, którzy ukończą Imprezę otrzymują na mecie pamiątkowe medale.
- Uczestnicy, którzy zajmą miejsca 1 – 3 w swojej kategorii wiekowej otrzymają drobne nagrody ufundowane przez Organizatora i sponsorów wydarzenia.
- Ostateczna interpretacja Regulaminu należy do Organizatora Imprezy.
- Uczestnicy oświadczają, że wszystkie dane personalne i dane dotyczące stanu zdrowia wpisane przez nich do formularza zgłoszeniowego są kompletne i zgodne z prawdą.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne kolizje i wypadki na trasie spowodowane z winy Uczestnika oraz za wypadki i zdarzenia losowe zaistniałe podczas dojazdu na Imprezę i powrotu z Imprezy.
- Każdy Uczestnik bierze udział w Imprezie na własną odpowiedzialność. Przekazanie Organizatorowi prawidłowo wypełnionego Formularza Rejestracyjnego oraz uiszczenie wpisowego oznacza, że Uczestnik rozważył i ocenił charakter, zakres i stopień ryzyka wiążącego się z uczestnictwem w Imprezie, w tym zagrożenie wypadkami, możliwość odniesienia obrażeń ciała i urazów fizycznych (w tym śmierci), a także szkód i strat o charakterze majątkowym i dobrowolnie zdecydował się podjąć to ryzyko.
- Organizator oraz wszystkie osoby działające w jego imieniu lub z jego upoważnienia związane z przeprowadzeniem i organizacją Imprezy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody osobowe, rzeczowe i majątkowe Uczestników, które wystąpią przed, w trakcie, po lub w związku z Imprezą.
- Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność cywilną za wszystkie wyrządzone przez siebie szkody innym Uczestnikom Imprezy oraz osobom trzecim.
- Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania warunków niniejszego Regulaminu. Podpis Uczestnika na formularzu zgłoszeniowym do Imprezy potwierdza zapoznanie się z warunkami Regulaminu, uczestnictwa w Imprezie oraz ich pełną akceptację.
- Uczestnik zobowiązany jest do umieszczenia numeru startowego z przodu tułowia. Numer startowy musi być widoczny. Zakrycie lub usunięcie numeru startowego skutkować będzie dyskwalifikacją.
- Uczestnik Imprezy wyraża zgodę na publiczne podanie jego danych osobowych w postaci imienia i nazwiska, miejscowości oraz roku urodzenia na liście startowej oraz na liście z wynikami.
- Organizator oraz Partnerzy Imprezy są uprawnieni do wykorzystania wizerunku, wypowiedzi i danych osobowych poszczególnych Uczestników, biorących udział w poszczególnych etapach Imprezy, przy czym wizerunek i dane te będą wykorzystywane w materiałach promujących Imprezę i wydarzenia jej towarzyszące (prasa, radio, telewizja, Internet, materiały graficzne). Uczestnikom nie przysługują żadne dalsze gratyfikacje, w szczególności wynagrodzenie z tytułu wykorzystania wizerunku, wypowiedzi i danych osobowych poszczególnych Uczestników. Uczestnik obowiązuje się nie cofać w/w zgody przez przynajmniej 5 lat od dnia Imprezy.
- Nieznajomość Regulaminu Imprezy nie zwalnia Uczestnika z zasad określonych przez Organizatora w w/w dokumencie.
- Regulamin może być w każdym czasie zmieniony przez Organizatora.
- Na trasę Imprezy zabrania się wprowadzania zwierząt.
- Uczestnikom Zabrania się wnoszenia środków odurzających, nielegalnych substancji, środków dopingujących oraz środków alkoholowych jakiegokolwiek rodzaju. Uczestnikom zabrania się zażywania takich środków i substancji zarówno przed, jak i podczas biegu pod groźbą dyskwalifikacji. W przypadku stwierdzenia, że Uczestnik narusza powyższy zakaz, Organizator zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia go do udziału w biegu lub zdyskwalifikowania go w jego trakcie.
- Uczestnikowi nie wolno korzystać z jakiejkolwiek pomocy określonej w przepisach zawodów w lekkoatletyce, m. in. dotyczy to asysty Uczestnikowi przez osoby nieuczestniczące Imprezie, biegnące z Uczestnikiem lub jadące na rowerze.
- Organizator zapewnia opiekę medyczną wyłącznie dla Uczestników Imprezy na trasie Imprezy od momentu startu do zamknięcia trasy Imprezy. Organizator nie pokrywa kosztów medycznych lub kosztów transportu nieobjętych zakresem zabezpieczenia medycznego Imprezy.
- Decyzje podjęte przez Koordynatora medycznego lub obsługę medyczną co do udziału Uczestnika w Imprezie są niezawisłe oraz są wiążące wobec Uczestnika. Nie zastosowanie się do zaleceń obsługi medycznej powoduje dyskwalifikację Uczestnika.
- Uczestnicy Imprezy mają obowiązek stosowania się do poleceń funkcjonariuszy Policji, Straży Miejskiej oraz osób i służb porządkowych Organizatora zabezpieczających trasę Imprezy.
- Protesty dotyczące wyników przyjmowane są do dnia 7.04.2025 r. (poniedziałek) do godziny 15:00 na adres mailowy: info@gdanskmaraton.com Protesty wniesione po terminie nie będą rozstrzygane merytorycznie. Protesty będą rozpatrywane w ciągu 72 godzin.
- Ostateczne i oficjalne wyniki zostaną opublikowane najpóźniej do dnia 24.04.2025 r. do godziny 15:00.
Przetwarzanie danych osobowych uczestników przekazanych Organizatorowi podczas rejestracji w związku z udziałem w Imprezie obejmuje także publikację imienia i nazwiska, daty urodzenia uczestnika wraz z nazwą miejscowości, w której zamieszkuje – w każdy sposób, w jaki publikowane lub rozpowszechniane będą dane osobowe. Organizator ma również prawo opublikować imię i nazwisko uczestnika wraz z jego datą urodzenia, nazwą klubu i miejscowością, w której zamieszkuje, na liście startowej oraz w wynikach zawodów publikowanych w Internecie i w miejscu rozgrywania Imprezy.
Informujemy, że podczas wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Energy Events Sp. z o.o. Sp.k. (Kaszubska 53, 80-297 Miszewko), dalej jako Energy Events, będą wykonywane, a następnie upubliczniane za pośrednictwem profilu Gdańsk Maraton na portalu społecznościowym Facebook (https://www.facebook.com/profile.php?id=61566429442527) oraz strony internetowej www.gdanskmaraton.com zdjęcia lub filmy, na których może zostać uchwycony wizerunek osób obecnych, jak również ich inne dane osobowe.
Przebywając na terenie lub biorąc udział w imprezie sportowej, festynie czy innym wydarzeniu organizowanym lub współorganizowanym przez Energy Events, uczestnicy oraz obserwatorzy wyrażają zgodę na upublicznianie i przetwarzanie ich wizerunków na zdjęciach lub filmach wykonanych podczas wydarzeń, a także ewentualnie innych danych osobowych. Jednocześnie zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zadbać o bezpieczeństwo Państwa danych.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH:
Administratorem danych osobowych jest: Energy Events Sp. z o.o. Sp.k., ul. Kaszubska 53, 80-297 Miszewko
Informujemy także, że Energy Events wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się kontaktować listownie, na adres Energy Events (Administratora) podany wyżej, z dopiskiem: „DO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH” lub mailowo, na adres e-mail: rodo@energyevents.pl – we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Energy Events.
ODBIORCA DANYCH OSOBOWYCH:
Dane osobowe będą ujawniane pracownikom, współpracownikom oraz podwykonawcom Energy Events w zakresie niezbędnym dla realizacji wcześniej wymienionych celów przetwarzania danych osobowych.
Listy startowe i wyniki, zawierające podstawowe dane osobowe, będą ogólnodostępne, w tym mogą być publikowane na stronie internetowej Imprezy.
CEL I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH:
Dane osobowe uczestników Imprezy będą przetwarzane w celach wykonania umowy, tj. udziału Uczestnika w Imprezie, przeprowadzenia imprezy, wyłonienia zwycięzcy i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagrody, a także publikacji wyników.
Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu dokumentowania, archiwizowania i rozpowszechniania informacji o działaniach podejmowanych lub wspieranych przez Energy Events. Dane te w postaci wizerunku będą upubliczniane na stronie internetowej oraz na profilach Energy Events w mediach społecznościowych, a także udostępniane uczestnikom i organizatorom wydarzenia, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, udzielonej zgody lub w oparciu o umowę powierzenia.
Dane osobowe będą przetwarzane w okresie korzystania ze strony www.gdanskmaraton.com oraz udziału w Imprezie, na którą Uczestnik zapisze się za pośrednictwem strony internetowej.
Po zakończeniu tego okresu, dane osobowe będą nadal przechowywane w celach wynikających z przepisów prawa (szczególnie podatkowych i rachunkowych) a także przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z zawartej umowy.
Część danych osobowych (szczególnie te, które znajdują się w wynikach Imprezy) mogą być przetwarzane także po tym termie w celach statystycznych, archiwalnych lub promocyjnych.
PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ:
Udział w wydarzeniach i tym samym udostępnienie danych osobowych m.in. w postaci wizerunku jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa lub przebywania na terenie wydarzenia. Dane te nie będą profilowane ani transferowane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
Każdemu przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie jego danych, które Energy Events jako administrator posiada w swoich bazach, jak również dostępu do tych danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie działa wstecz – przetwarzanie będzie legalne do chwili wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.
Przy zgłaszaniu zmian w zakresie przetwarzania swoich danych należy dokładnie wskazać, których zdjęć, filmów czy treści zmiany te mają dotyczyć.
Dane te są przechowywane do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane.
PODSTAWA PRAWNA:
25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych są art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora, którym w tym przypadku jest promocja działań GOS) oraz art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO tj. zgoda podmiotu danych oraz wykonanie umowy, której Uczestnik jest stroną.
Zgodnie z definicją danych osobowych zawartą w RODO, wizerunek jest uznawany za dane osobowe, dlatego też podlega ochronie na zasadach zawartych w tym akcie. Ponadto w oparciu o art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
- osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych (np. dyrektor, kierownik);
- osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.
SKARGA NA SPOSÓB PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH :
Skargę można wnieść do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.